Перший квартал autónomo: календар дій без паніки

Перший квартал autónomo — це не «три місяці після реєстрації». Податкова система використовує календарні квартали: січень–березень, квітень–червень, липень–вересень і жовтень–грудень.

Якщо ви зареєструвалися 18 лютого, ваш перший квартал завершиться вже 31 березня. Відзвітувати за операції з 18 лютого до 31 березня потрібно буде у квітні.

До першого робочого дня

Перед початком діяльності потрібно виконати дві різні реєстрації:

1. Зареєструватися в Hacienda — податковій службі Іспанії — через Modelo 036.
2. Зареєструватися в RETA — спеціальному режимі соціального страхування для autónomo.

Заяву на реєстрацію в RETA потрібно подати до початку діяльності. Зробити це можна не раніше ніж за 60 календарних днів.

На цьому етапі також потрібно визначити:

• діяльність і коди IAE — податку на економічну діяльність;
• режим IVA — податку на додану вартість;
• режим IRPF — податку на доходи фізичних осіб;
• необхідність реєстрації в ROI/VIES для операцій із компаніями з ЄС;
• прогнозований чистий дохід для розрахунку внеску до Seguridad Social.

Перший місяць: налаштувати систему

Від першого інвойсу потрібно послідовно обліковувати:

• усі виставлені інвойси;
• усі отримані інвойси та підтвердження витрат;
• IVA, нарахований клієнтам;
• IVA, сплачений постачальникам;
• утримання IRPF;
• країну й податковий статус кожного клієнта;
• спосіб оплати та фактичне надходження коштів.

Нумерація інвойсів має бути послідовною. Витрату бажано підтверджувати повним інвойсом на ім'я autónomo, а не лише касовим чеком.

AEAT вимагає вести книги обліку доходів, витрат та інвестиційних активів. Для професійної діяльності також ведеться книга авансів і сум, сплачених від імені клієнта. Інвойси та пов'язані податкові документи потрібно зберігати щонайменше чотири роки.

Щомісяця: коротке закриття

Наприкінці кожного місяця варто виконати п'ять дій:

1. Звірити інвойси з банківськими операціями.
2. Перевірити, чи всі витрати внесені до обліку.
3. Окремо розрахувати накопичений IVA.
4. Звірити IRPF, утриманий клієнтами.
5. Перевірити дохід, заявлений у Seguridad Social.

IVA, отриманий від клієнта, не є доходом autónomo. До подання Modelo 303 ці кошти краще зберігати як податковий резерв.

Якщо фактичний дохід помітно відрізняється від прогнозу, в Importass можна змінити очікуваний чистий дохід і базу внесків.

Останній тиждень кварталу

Перед закриттям перевірте:

• чи всі інвойси клієнтам виставлені;
• чи немає пропущених витрат;
• чи правильно зазначені NIF і VAT-номери клієнтів;
• чи не переплутані іспанські та внутрішньоєвропейські операції;
• чи є документи щодо великих покупок;
• які активи потрібно амортизувати;
• чи збігаються утримання IRPF в інвойсах і обліку;
• які саме податкові форми потрібно подати.

Які форми можуть знадобитися

Не кожен autónomo подає всі форми.

Modelo 303 — декларація з IVA

Показує IVA, нарахований клієнтам, і допустимий до відрахування IVA за витратами. Зазвичай подається, якщо діяльність оподатковується IVA й цей обов'язок зазначено під час реєстрації.

Modelo 130 — авансовий платіж IRPF

Використовується для підприємницької та професійної діяльності в режимі estimación directa — прямого визначення доходу.

Професіонал може не подавати Modelo 130, якщо щонайменше 70% його професійного доходу оподатковується через утримання IRPF клієнтами. У рік початку діяльності відсоток розраховується за доходами відповідного кварталу.

Modelo 349 — операції всередині ЄС

Може знадобитися, якщо autónomo зареєстрований у ROI/VIES і здійснював операції з компаніями з інших країн Європейського Союзу.

Modelo 111 — утримання з виплат

Може застосовуватися, якщо autónomo виплачував зарплату або оплачував професійні послуги з утриманням IRPF.

Modelo 115 — утримання з оренди

Застосовується, якщо autónomo орендує комерційне приміщення та утримує IRPF з орендної плати.

Строки подання

Період	Загальне подання	Банківське списання
I квартал	1–20 квітня	зазвичай до 15 квітня
II квартал	1–20 липня	зазвичай до 15 липня
III квартал	1–20 жовтня	зазвичай до 15 жовтня
IV квартал	1–30 січня	строк завершується раніше

Ці строки застосовуються, зокрема, до квартальних Modelo 303 і Modelo 130. Строк банківського списання завершується раніше й може змінюватися через неробочі дні. Завжди перевіряйте календар AEAT для відповідного року.

П'ять типових помилок

1. Витратити отриманий від клієнтів IVA як власні гроші.
2. Вважати IRPF, утриманий клієнтом, додатковим податком, а не вже сплаченим авансом.
3. Включати до витрат покупки без зв'язку з діяльністю або без належних документів.
4. Застосовувати однаковий режим IVA до клієнтів з Іспанії, ЄС і третіх країн.
5. Почати збирати документи в останній день подання.

Мінімальний результат кварталу

До моменту подання декларацій у autónomo мають бути:

• книга доходів;
• книга витрат;
• реєстр інвестиційних активів;
• повний комплект інвойсів;
• звірка надходжень;
• розрахунок IVA;
• розрахунок IRPF;
• перелік операцій з ЄС;
• збережені підтвердження подання кожної декларації;
• кошти для податкових платежів.

Головний принцип простий: квартальна звітність починається не у квітні, а в день першого інвойсу. Якщо облік оновлюється регулярно, подання декларацій стає звичайним закриттям періоду, а не відновленням трьох місяців за банківською випискою.

Матеріал має загальний інформаційний характер; перевіряйте свій випадок за офіційними джерелами або зі спеціалістом.