Первый квартал autónomo: календарь действий без паники

Первый квартал autónomo — это не «три месяца после регистрации». Налоговая считает календарными кварталами январь–март, апрель–июнь, июль–сентябрь и октябрь–декабрь.

Если вы зарегистрировались 18 февраля, ваш первый квартал закончится уже 31 марта. Отчитаться за период с 18 февраля по 31 марта нужно будет в апреле.

До первого рабочего дня

Перед началом деятельности нужно выполнить два разных действия:

1. Зарегистрироваться в Hacienda — налоговой службе Испании — через Modelo 036.
2. Зарегистрироваться в RETA — специальном режиме социального страхования для autónomo.

Заявление на регистрацию в RETA подаётся до начала деятельности. Сделать это можно не раньше чем за 60 календарных дней.

На этом этапе также нужно определить:

• деятельность и коды IAE — налога на экономическую деятельность;
• режим IVA — налога на добавленную стоимость;
• режим IRPF — подоходного налога;
• необходимость регистрации в ROI/VIES для операций с компаниями из ЕС;
• предполагаемый чистый доход для расчёта взноса в Seguridad Social.

Первый месяц: настроить систему

С первого инвойса должны последовательно учитываться:

• все выставленные инвойсы;
• все полученные инвойсы и подтверждения расходов;
• IVA, начисленный клиентам;
• IVA, уплаченный поставщикам;
• удержания IRPF;
• страна и налоговый статус каждого клиента;
• способ оплаты и фактическое поступление денег.

Нумерация инвойсов должна быть последовательной. Расход желательно подтверждать полноценным инвойсом на имя autónomo, а не обычным кассовым чеком.

AEAT требует вести учётные книги доходов, расходов и инвестиционных активов. Для профессиональной деятельности также ведётся книга provisiones de fondos y suplidos — полученных авансов и сумм, оплаченных от имени клиента. Инвойсы и связанные налоговые документы необходимо хранить не менее четырёх лет.

Каждый месяц: короткое закрытие

В конце каждого месяца стоит выполнить пять действий:

1. Сверить инвойсы с поступлениями на банковские счета.
2. Проверить, что все расходы внесены в учёт.
3. Отдельно посчитать накопленный IVA.
4. Сверить удержанный клиентами IRPF.
5. Проверить доход, заявленный в Seguridad Social.

IVA, полученный от клиента, не является доходом autónomo. До подачи Modelo 303 эти деньги лучше держать как налоговый резерв.

Если фактический доход заметно отличается от прогноза, в Importass можно изменить ожидаемый чистый доход и базу взносов.

Последняя неделя квартала

Перед закрытием квартала нужно проверить:

• все ли инвойсы клиентам выставлены;
• нет ли пропущенных расходов;
• правильно ли указаны NIF и VAT-номера клиентов;
• не перепутаны ли испанские и внутрисоюзные операции;
• есть ли документы по крупным покупкам;
• какие активы должны учитываться через амортизацию;
• совпадают ли удержания IRPF в инвойсах и учёте;
• какие именно налоговые формы необходимо подать.

Какие формы могут понадобиться

Не каждый autónomo подаёт все формы.

Modelo 303 — декларация по IVA

Показывает IVA, начисленный клиентам, и допустимый к вычету IVA по расходам. Обычно подаётся, если деятельность облагается IVA и эта обязанность отмечена при регистрации.

Modelo 130 — авансовый платёж IRPF

Используется предпринимателями и профессионалами в режиме estimación directa — прямого определения дохода.

Профессионал может не подавать Modelo 130, если не менее 70% его профессионального дохода облагается удержанием IRPF клиентами. В год начала деятельности процент рассчитывается по доходам соответствующего квартала.

Modelo 349 — операции внутри ЕС

Может потребоваться при работе с компаниями из других стран Европейского союза, если autónomo зарегистрирован в ROI/VIES и совершал внутрисоюзные операции.

Modelo 111 — удержания с выплат

Может понадобиться, если autónomo выплачивал зарплату или оплачивал услуги специалистов с удержанием IRPF.

Modelo 115 — удержание с аренды

Применяется, если autónomo арендует коммерческое помещение и удерживает IRPF с арендной платы.

Сроки подачи

Период	Обычная подача	Банковское списание
I квартал	1–20 апреля	обычно до 15 апреля
II квартал	1–20 июля	обычно до 15 июля
III квартал	1–20 октября	обычно до 15 октября
IV квартал	1–30 января	срок короче обычной подачи

Эти окна действуют, в частности, для квартальных Modelo 303 и Modelo 130. Для банковского списания срок заканчивается раньше и может корректироваться из-за выходных. Всегда проверяйте календарь конкретного года на сайте AEAT.

Пять частых ошибок первого квартала

1. Потратить полученный от клиентов IVA как собственные деньги.
2. Считать удержанный клиентом IRPF дополнительным налогом, а не уже уплаченным авансом.
3. Добавлять в расходы покупки без связи с деятельностью или без подтверждающих документов.
4. Использовать одинаковый режим IVA для клиентов из Испании, ЕС и третьих стран.
5. Начать собирать документы в последний день подачи.

Минимальный результат квартала

К моменту подачи деклараций у autónomo должны быть:

• реестр всех доходов;
• реестр расходов;
• список инвестиционных активов;
• полный комплект инвойсов;
• сверка поступлений;
• расчёт IVA;
• расчёт IRPF;
• перечень операций с ЕС;
• сохранённые подтверждения отправки каждой декларации;
• деньги для налоговых платежей.

Главный принцип прост: квартальная отчётность начинается не в апреле, а в день первого инвойса. Если учёт обновляется регулярно, подача деклараций становится обычным закрытием периода, а не восстановлением трёх месяцев по банковской выписке.

Материал носит общий информационный характер; сверяйте свой случай с официальными источниками или специалистом.