contabilidad
Primer trimestre del autónomo: calendario de acciones sin estrés
Qué hacer antes de la primera factura, cómo cerrar cada mes y cuándo presentar los modelos 303, 130 y otras declaraciones trimestrales.
El primer trimestre de un autónomo no significa «tres meses desde el alta». Hacienda trabaja con trimestres naturales: enero–marzo, abril–junio, julio–septiembre y octubre–diciembre.
Si te das de alta el 18 de febrero, tu primer trimestre termina el 31 de marzo. Tendrás que declarar las operaciones realizadas entre el 18 de febrero y el 31 de marzo durante el mes de abril.
Antes del primer día de actividad
Antes de empezar hay que realizar dos trámites diferentes:
- Darse de alta en Hacienda mediante el Modelo 036.
- Darse de alta en el RETA — Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
El alta en el RETA debe solicitarse antes del inicio de la actividad y puede tramitarse con hasta 60 días naturales de antelación.
También debes definir:
- la actividad y los epígrafes del IAE — Impuesto sobre Actividades Económicas;
- el régimen de IVA — Impuesto sobre el Valor Añadido;
- el régimen de IRPF — Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas;
- si necesitas el alta en ROI/VIES para operar con empresas de la UE;
- los rendimientos netos previstos para calcular la cotización a la Seguridad Social.
Primer mes: crear el sistema
Desde la primera factura debes registrar de forma ordenada:
- todas las facturas emitidas;
- todas las facturas recibidas y justificantes de gasto;
- el IVA repercutido a clientes;
- el IVA soportado en gastos;
- las retenciones de IRPF;
- el país y la situación fiscal de cada cliente;
- la forma de pago y el cobro efectivo.
La numeración de las facturas debe ser correlativa. Siempre que sea posible, acredita el gasto con una factura completa a nombre del autónomo y no únicamente con un ticket.
La AEAT exige libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión. En actividades profesionales también se lleva el libro de provisiones de fondos y suplidos. Las facturas y la documentación tributaria relacionada deben conservarse durante al menos cuatro años.
Cada mes: un cierre breve
Al terminar cada mes conviene realizar cinco tareas:
- Conciliar las facturas con los movimientos bancarios.
- Comprobar que todos los gastos están registrados.
- Calcular por separado el IVA acumulado.
- Revisar el IRPF retenido por los clientes.
- Comprobar los rendimientos comunicados a la Seguridad Social.
El IVA cobrado al cliente no es un ingreso del autónomo. Es recomendable mantenerlo como reserva fiscal hasta la presentación del Modelo 303.
Si el rendimiento real se aleja de la previsión, Importass permite modificar los rendimientos netos esperados y la base de cotización.
Última semana del trimestre
Antes del cierre revisa:
- que todas las facturas a clientes estén emitidas;
- que no falten gastos;
- que los NIF y números VAT sean correctos;
- que las operaciones nacionales e intracomunitarias estén bien clasificadas;
- que existan documentos para las compras importantes;
- qué activos deben amortizarse;
- que las retenciones de IRPF coincidan con la contabilidad;
- qué modelos debes presentar realmente.
Qué modelos pueden ser necesarios
No todos los autónomos presentan todos los modelos.
Modelo 303 — autoliquidación de IVA
Recoge el IVA repercutido a clientes y el IVA soportado deducible. Normalmente se presenta cuando la actividad está sujeta a IVA y la obligación consta en el alta censal.
Modelo 130 — pago fraccionado de IRPF
Se utiliza para actividades empresariales y profesionales en estimación directa.
Un profesional puede quedar exonerado cuando al menos el 70% de sus ingresos profesionales está sujeto a retención. En el año de inicio se calcula el porcentaje con los ingresos del trimestre correspondiente.
Modelo 349 — operaciones intracomunitarias
Puede ser necesario si estás inscrito en ROI/VIES y has realizado operaciones con empresas de otros países de la Unión Europea.
Modelo 111 — retenciones practicadas
Puede corresponder si has pagado nóminas o servicios profesionales aplicando una retención de IRPF.
Modelo 115 — retención del alquiler
Se utiliza cuando alquilas un local de negocio y practicas una retención de IRPF sobre el alquiler.
Plazos de presentación
| Periodo | Presentación general | Domiciliación bancaria |
|---|---|---|
| Primer trimestre | 1–20 de abril | normalmente hasta el 15 de abril |
| Segundo trimestre | 1–20 de julio | normalmente hasta el 15 de julio |
| Tercer trimestre | 1–20 de octubre | normalmente hasta el 15 de octubre |
| Cuarto trimestre | 1–30 de enero | el plazo termina antes |
Estos periodos se aplican, entre otros, a los modelos trimestrales 303 y 130. El plazo de domiciliación termina antes y puede cambiar por días inhábiles. Comprueba siempre el calendario de la AEAT del ejercicio correspondiente.
Cinco errores frecuentes
- Gastar el IVA cobrado como si fuera dinero propio.
- Considerar el IRPF retenido por el cliente como un impuesto adicional y no como un anticipo ya ingresado.
- Deducir compras sin relación con la actividad o sin documentación suficiente.
- Aplicar el mismo tratamiento de IVA a clientes españoles, comunitarios y de terceros países.
- Empezar a reunir la documentación el último día del plazo.
Resultado mínimo del trimestre
Antes de presentar debes tener:
- el libro de ingresos;
- el libro de gastos;
- el registro de bienes de inversión;
- todas las facturas;
- la conciliación de cobros;
- el cálculo del IVA;
- el cálculo del IRPF;
- la relación de operaciones con la UE;
- los justificantes de presentación de cada modelo;
- el dinero reservado para los pagos.
La idea principal es sencilla: el cierre trimestral no empieza en abril, sino el día de la primera factura. Con un registro actualizado, presentar los modelos es un cierre normal y no una reconstrucción de tres meses a partir del extracto bancario.
Información general; comprueba tu caso con fuentes oficiales o un profesional.